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新加坡法定秘书服务详解

发布日期:2020-10-26 18:47 | 文章作者:韬行客户服务中心 | 本文阅读量:200

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信息摘要:
在9月1日开始实施的新加坡会计局 ACRA 新政策中,只有该公司的秘书才可向 ACRA 做递交的,进 ACRA 的该公司系统,所以转股或年审不可以随便做了!因此需要注意的是,公司必须遵守当地...

  在9月1日开始实施的新加坡会计局 ACRA 新政策中,只有该公司的秘书才可向 ACRA 做递交的,进 ACRA 的该公司系统,所以转股或年审不可以随便做了!因此需要注意的是,公司必须遵守当地的法律法规,其中有一点就是新加坡公司也需要法定秘书,这与香港公司相似。

  根据《公司法》第401(2A) 条,任何人若向ACRA提交虚假信息或授权他人提交虚假信息,一经定罪,可处50,000新币以下罚款及2年以下监禁。此类信息必须真实且及时提交,并在ACRA的登记册上公开。公众可依赖此类信息查看公司营业状况和任职人员,进而做出相应的业务决策。其他政府机构在履行监管职能时也可依赖ACRA中的记录。新加坡公司秘书

  新加坡公司秘书的重要性

  由于公司秘书在公司内所扮演的数个角色,寻找一家称职并且可以信赖的公司文秘企业绝对是一个极其重要而且不得轻视的过程。

  公司秘书在法律合规方面所扮演的角色和需负责的职责是非常之重要的,因为任何在法律合规方面的任何失职都会对于公司和公司成员造成严重的后果。

  由于许多合规和申报要求都是由法律规定的,任何不遵守规定的行为都会是违法的。任何在合规方面犯下的错误往往都会带来昂贵的代价,将会受到处罚包括了罚款,监禁和罢黜公司董事或秘书的职务。

  因此,公司秘书在确保公司运作顺利以及在法律和合规环境坚持诚信等方面极其重要。

  新加坡公司秘书需具备的条件

  《公司法》的第171节是主要针对公司秘书的章节,制定了聘请公司秘书的准则。需注意的是第1节,因第1节注明了公司秘书必须长期居住在新加坡。这包括了新加坡公民,永久居民和商业入境证持有者。

  第1(A)节也注明了公司秘书必须拥有“必备知识和经验来完成公司秘书的职务”。

  对于上市公司来说,会计与企业管制局将公司秘书定义为一位专业注册申报员或者一位有资格并且能够达到要求的人。

  对于私人公司来说,任何长期居留于新加坡的新加坡公民或永久居民都能够有资格被委任为公司秘书。

  新加坡公司秘书的义务

  公司秘书的工作范围非常的广,从到会计与企业管制局申报和更新公司资料到为首席执行官准备年度股东大会。

  以下是公司秘书大致上所需完成的其中几种职务。

  1、与会计与企业管制局更新以及申报资料

  (1)公司级管理人员的委任、辞职与身亡;

  (2)更新公司董事个人资料;

  (3)申报年度回报;

  (4)修改公司章程;

  (5)股利分配或转让;

  (6)更改公司名称等。

  2、维持法定纪录

  (1)申报已被签署认可的董事会决议;

  (2)维持会议纪录(年度股东大会和特别股东大会);

  (3)分发股票;

  (4)分发年度报告和公司账目等。

  3、准备董事会和年度股东大会

  (1)分发公司财务报告;

  (2)参加会议并准备会议记录;

  (3)准备会议议程;

  (4)准备董事决议等。

  4、其他杂项服务

  (1)发出提醒,提醒申报期限;

  (2)保存以及确保正确使用公司印章;

  (3)监督股东纪录和股东动向;

  (4)维持股东关系等。

  新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定每个公司必须在成立后六个月之内聘请以及委任一位公司秘书。公司秘书将是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人。一些新成立的公司所需完成的法定条件包括申报年度回报以及纪录和申报董事会决议。

  新加坡公司秘书扮演的角色

  由于公司秘书广泛的工作范围和所需承担的多项职责,公司秘书往往都在公司内扮演多种角色。

  以下是公司秘书所需扮演的几种角色。

  1、 行政管理人员

  公司秘书所扮演的主要角色就是当一名行政管理人员。这也是最能让公司秘书为公司贡献最多的角色。

  公司秘书,身为行政管理人员,所需做的就是负责任何与会计与企业管制局有关的合规工作以及确保公司在最后期限内完成法定责任,比如准时申报年度回报。

  准备年度股东大会和特别股东大会的会议议程和会议纪录是由公司秘书准备和维持的。公司秘书也需要负责有关于公司股份管理,比如股票发行、转移以及维持股份纪录,等方面的行政要务。

  综合来说,公司秘书是公司所有行政以及依从性相关的功能的骨干。他们必须确保公司完全以及准时达到所有由监管部门,比如会计与企业管制局,所设的法律要求。公司董事只有在公司秘书妥善地完成所有行政上的责任的情况下才能够专心打理生意。

  2、公司顾问

  由于公司秘书具有广博的法律与合规架构以及内部治理的知识,公司秘书常常会被询问其建议。他们时常都会与公司董事和股东沟通,为他们提供有关于公司的关键信息来制定策略或者补充决策过程。

  公司秘书也能够指出任何不符合合规规定的公司政策,帮助董事进行任何必要的修改。公司秘书所提供的建议和意见能够确保公司妥善依照法律与合规架构来进行营业。

  3、公司信托

  虽可能只有少数人知道但依旧重要,公司秘书所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘书既然扮演着信托的角色就必须真诚地以公司最大的利益为出发点,并且避免或公开任何可能发生利益上的冲突。就如其他公司成员一样,公司秘书也必须依照《公司法》和公司章程来进行工作。

  新加坡公司法定秘书类服务详细说明

  一、 法定秘书服务

  1、 保存和管理公司法定登记文件和记录更新。 包括: 股东决议、 会议记录、 章程、 股票、 董事股东登记文件等

  2、 跟进注册局 ACRA 和税务局 IRAS(根据各项时限要求, 提前一个月通知并准备文件)

  3、 提供银行开户或关闭服务(含准备文件)

  4、 准备和签发股份证书, 起草公司董事决议

  5、 起草周年大会/特别大会的通知及议程

  6、 股份转让/股东变更/董事变更/秘书记录/公司名称/注册地址变更/增减资本/银行签名变更

  7、 向注册局呈交法定的报告、 表格和文件,

  8、 召集及参加董事会及股东会议

  9、 准备董事会及股东会议的记录及决议

  10、 建议及提醒客户公司周年大会召开的最后日期

  二、 商业秘书服务

  1、 邮件递送及转寄, 传真收发、 转发服务

  2、 电话接听, 转接, 短信提醒服务

  3、 来访客户接待

  4、 签证准证申请

  5、 其他代办事宜(代订酒店、 机票、 接机等)

  三、 银行开户执照申请认证

  1、 注册认证: 新加坡外交部、 中国大使馆双认证

  2、 商业执照: 商业执照申请

  新加坡公司如从事娱乐、 休闲、 运动、 烟酒零售等业务, 还需要申请商业执照。

  有关商业执照的类别

  3、 商标注册: 商标注册服务

  4、 银行开户: 新加坡本地银行及离岸银行开户

  四、 新加坡公司变更服务

  主要包括: 变更公司名 、 变更公司地址 、 变更公司财政年度、 变更公司营业范围、 董事/职员任命、 变更、 终

  止、 变更/转换股份与股权、 减少/增加公司股本、 结束(关闭)有限公司等。

  所有注册在新加坡的公司,在注册的时候,都需要有至少一位常住新加坡的居民作为公司的法定秘书。公司董事会有责任指定一位公司的秘书并决定这位秘书的薪金配套。 公司董事需要确保有资质的人被选中做为公司的法定秘书。

  新加坡公司法定秘书的主要工作职责如下:

  1. 监管达标

  根据新加坡公司法,公司需要对公司的文件信息进行存档并在必要时候公开信息,秘书有责任将公司的账务按时成交给新加坡会计和企业管理局ACRA并且将相关的必须的注册文件存档。

  2. 负责董事会相关事宜

  3.负责公司大会相关事宜

  4. 负责公司章程方面的事宜

  5. 保存公司的注册信息和申报记录如会员;公司的收费;公司董事,经理,秘书和审计员;公司董事在股份和债券中的利益;债券的持有人;会议记录

  6. 申报法定文件如向ACRA递交股份变更文件,公司章程的修改文件,对公司董事和秘书的任命或离职文件;董事会决议文件等

  7. 报告& 财务,协助发布和传递公司年报,确保财务年报是根据法律法规所正确准备的等

  8. 股份的注册, 保存公司成员的注册文件,监管股份拨款以及其他和股东股份相关的事宜

  9. 在公司治理发展方面给出建议,协助公司董事提出,执行并保持良好的公司治理方针

  10. 确保公司印章被正确的使用,并良好的保管

  11. 如果公司更换注册地址,需要通报ACRA

  12. 根据公司法的要求, 秘书要确保公司的信函,通告以及其它公司正式的对外文本中都有公司的名字以及其它信息

  13. 确保公司保险有足够的保额来保护公司,董事,办公人员,以及办公地点

  14. 协助并监管公司海外办事处的运营,确保其办事处遵守海外办公城市的法律法规

  所有注册在新加坡的公司,在注册的时候,都需要有至少一位常住新加坡的居民作为公司的法定秘书。公司董事会有责任指定一位公司的秘书并决定这位秘书的薪金配套。 公司董事需要确保有资质的人被选中做为公司的法定秘书。

  做公司秘书有多难,不是人人都可以吗?还需要是有资质才可以当秘书? 这是什么情况呀, 请往下看。找一位有资质的新加坡常住居民做为公司的法定秘书是为了确保这个人懂得必要的相关知识以及有相关的作为公司法定秘书的工作经验。

  新加坡一直以其亲商政策、成熟完善的监管制度、高技能人才和世界一流的基础设施而闻名世界,同时因为地理位置与中国毗邻,吸引了越来越多的中国企业前往投资发展。公司法定秘书这个位置只有在这个秘书去世,离职或者被董事决定辞退的情况下可以空缺,但是很重要的是在法律规定下这个秘书职位在6个月内必须被填补。 在没有秘书或者秘书无法履行职责的情况下,助理秘书可以先顶替秘书来执行其工作职责,直到新的秘书上任。

本文关于【新加坡法定秘书】的资讯来源于: 【韬行离岸公司代办】-http://www.cqtxdb.net/kt/529.html

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